Información para firmantes
Has recibido un correo pidiéndote que firmes un documento y quieres saber quién te lo manda y qué pasa con tus datos. Esta página lo explica.
1. Quién te pide la firma
El correo te lo envía un despacho profesional, cuyo nombre y cuyo logotipo aparecen en el propio mensaje. Ese despacho es quien gestiona tu asunto o el de la persona a la que representas.
Ese despacho es el responsable del tratamiento de tus datos en relación con el documento. Es quien decidió pedirte la firma, quién conserva el expediente y a quien tienes que dirigirte para cualquier cuestión sobre tus datos o sobre el documento.
2. Qué papel tiene SwiftProcess
SwiftProcess
operado por Paul Alejandro Palmero Gómez
swiftprocess@palmeraxiom.com
Datos identificativos completos en el Aviso Legal.
SwiftProcess es la aplicación que ese despacho utiliza para gestionar sus expedientes. Actuamos como encargados del tratamiento por cuenta suya: alojamos y procesamos la información siguiendo sus instrucciones, en los términos del Contrato de Encargo de Tratamiento.
No decidimos qué se te pide, ni por qué, ni qué contiene el documento. No usamos tus datos para ninguna finalidad propia y no los cedemos a nadie para fines comerciales.
El correo sale de nuestro dominio porque somos nosotros quienes lo enviamos por cuenta del despacho, con su nombre y su marca.
3. Qué datos se tratan
Para el proceso de firma se tratan:
- tu nombre y apellidos y tu dirección de correo electrónico, que facilita el despacho;
- el documento que se te pide firmar, con la información que contenga —que es la que el despacho ha incorporado al expediente—;
- el estado del proceso: si has abierto el enlace, si has firmado o si has rechazado, y en qué fecha y hora;
- el documento firmado y su certificado de firma, que recoge la traza técnica del proceso;
- si rechazas la firma, el motivo que indiques, que se comunica al despacho.
Además, durante el proceso pueden registrarse datos técnicos necesarios para generar la evidencia de firma, como la dirección IP, el navegador o dispositivo, un identificador de sesión, la zona horaria y las marcas temporales de visualización, firma o rechazo. Es lo que permite acreditar después cómo se produjo la firma.
No se te pide que aportes ningún dato adicional para firmar: no se solicita ni se utiliza tu teléfono, y el proceso no emplea mensajes SMS.
4. Para qué
Para permitirte revisar y firmar electrónicamente el documento, dejar constancia de la firma o del rechazo, y devolver el resultado al despacho para que lo incorpore al expediente.
La finalidad y la base jurídica concretas de ese tratamiento las determina el despacho responsable, que es también quien debe informarte de ellas dentro de la relación que mantiene contigo.
5. Quién más interviene
El proceso de firma se presta a través de DocuSeal, un proveedor especializado que actúa como subencargado del tratamiento. Recibe el documento, tu nombre y tu correo, y devuelve el documento firmado y su certificado. Se utiliza a través de su infraestructura europea.
El correo se envía a través de Resend, proveedor de envío de correo electrónico, que trata tu dirección y el contenido del mensaje.
La relación completa de proveedores, con su función y las categorías de datos que trata cada uno, está publicada en Proveedores y subencargados.
6. Qué tipo de firma es
La firma que se te solicita se ofrece como firma electrónica simple (SES), no como firma electrónica avanzada ni cualificada. No requiere certificado digital ni DNI electrónico.
Una firma electrónica no carece de efectos jurídicos por el mero hecho de no ser cualificada. Ahora bien, solo la firma cualificada tiene automáticamente el efecto jurídico equivalente a una firma manuscrita en los términos del Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS).
Queda constancia del proceso mediante el certificado de firma, que recoge la traza técnica —fechas, direcciones de correo y acciones realizadas—. Si tienes dudas sobre si este nivel de firma es el adecuado para lo que se te pide, consúltalo con el despacho que te lo envía.
7. Cómo ejercer tus derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad sobre tus datos.
- Dirígete en primer lugar al despacho que te envió la solicitud. Es el responsable del tratamiento y quien puede atenderte: sus datos de contacto figuran en el propio correo.
- Si necesitas contactar con nosotros por una cuestión técnica —por ejemplo, un enlace que no funciona—, puedes escribirnos a swiftprocess@palmeraxiom.com. Si tu petición se refiere a tus datos, la trasladaremos al despacho responsable sin dilación y te indicaremos que te dirijas a él: no podemos resolverla por nuestra cuenta, porque no decidimos sobre esos datos.
- También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
8. Si no reconoces el envío
Si has recibido una solicitud de firma que no esperabas o no reconoces al despacho remitente:
- no firmes el documento;
- puedes rechazar la firma desde el propio enlace, indicando el motivo; el despacho recibirá el aviso;
- escríbenos a swiftprocess@palmeraxiom.com indicando el asunto del correo recibido, y lo revisaremos.
El enlace de firma es personal: no lo reenvíes a terceros.